perencanaan perpustakaan umum kepanjen

TUGAS I

OBSERVASI

(BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP, DAN DOKUMENTASI

KEPANJEN, MALANG)

Tujuan observasi yang dilakukan adalah Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang berada di Kepanjen, Malang Selatan, setelah melakukan observasi ditemukan terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen, diantaranya sebagai berikut:

Kekurangan dan Kelemahan di Bidang Sarana dan Prasarana

1.      Tempat penyimpanan bahan koleksi, tempat penyimpanan bahan koleksi yang terdapat di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen kurang luas dan penataan rak-raknya terlalu berdekat dan terlihat sangat sempit.

2.      Rak-rak, rak-rak penyimpanan bahan koleksi tidak ada pembatas ataupun penyangganya sehingga buku di susun tidak beraturan dan terlihat tidak rapi.

3.      Ruang baca, ruang baca yang terdapat di Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kepanjen kurang luas serta meja dan kursi untuk membaca sedikit sehingga pengguna membaca di sekat-sekat rak yang ada.

4.      OPAC, tidak adanya OPAC yang disediakan untuk pengguna sehingga pengguna kesulitan mencari bahan pustaka, pengguna harus mencari satu persatu di setiap rak.

5.      Ruangan yang digunakan untuk tempat penyimpanan bahan pustaka dan ruang baca di jadikan satu dan luas ruangan sangat kecil.

6.      Loker, loker yang terdapat di Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kepanjen tidak ada yang menjaga, dan pengguna langsung di persilahkan untuk menaruh tasnya di loker, dan juga loker yang ada tidak ada kunci ataupun pengamannya, hal seperti ini menyebabkan keamanan kurang terjaga.

7.      Koleksi bahan pustaka. Koleksi bahan pustaka yang terdapat di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen masih tergolong sedikit dan bahan pustaka yang ada beberapa sudah terbitan lama, tidak hanya itu ada beberapa bahan koleksi yang sudah mulai rusak.

8.      Sistem bard code, tidak adanya system bard code di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen untuk anggota tetap.

9.      Sistem peminjaman yang masih manual, tidak adanya computer yang membantu proses sirkulasi saat pengunjung ingin meminjam dan mengembalikan buku, semuanya masih dilakukan dengan manual dan ditulis tangan di kertas yang tedapat di dalam buku dan menyalinnya ke buku besar, hal ini lah yang terkadang membuat pengguna mengantri saat ingin meminjam ataupu mengembalikan buku.

10.  Kurangnya pencahayaan, tidak adanya pencahayaan di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen, sehingga membuat keadaan di dalam ruangan perpustakaan terlihat gelap dan terkesan suram.

11.  Foto copy, tidak adanya alat foto copy yang berada di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Perpustakaan Umum Kepanjen.

12.  Pengaturan bahan pustaka di rak, pengaturan bahan pustaka yang tidak teratur, koleksi buku untuk anak di campur dengan novel-novel untuk dewasa hal ini bisa berakibat anak kecil membaca bacaan yang belum diperbolehkan untuk seusianya membaca.

Kelemahan dan kekurangan yang ditemukan tidak hanya terdapat di bidang sarana dan prasarananya saja akan tetapi, kelemahan dan kekurangan juga ditemukan di bidang pelayanan, kelemahan dan kekurangan itu sebagai berikut

Kekurangan ataupun Kelemahan di Bidang Layanan

1.      Lapangan parkir, pada lapangan parkir di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen ditemukan kelemahan dan kekurangan yaitu tidak adanya penjaga yang menjaga lapangan parkir sehingga keamanan kendaraan pengunjung kurang terjamin keamanannya.

2.      Petugas pustakawan, petugas pustakawan di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi kurang bersahabat, tidak di terapkannya 3 S, yaitu Salam, Senyum dan Sapa kepada pengunjung.

3.      Petugas pustakawan yang berjaga, tidak adanya pustakawan penjaga di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang menjaga ataupun berdiri dan memberi tahu atau menjadi petunujuk kepada pengunjung yang datang.

4.      Layanan meja sirkulasi, tidak adanya petugas tambahan pada layanan meja sirkulasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang menjaga sehingga layanan meja sirkulasi yang masih menggunakan sistem manual membuat peminjam dan pengunjung yang ingin mengembalikan menunggu lumayan lama.

5.      Layanan jasa foto copy, di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi tidak disediakan layanan jasa foto copy untuk pengunujung yang ingin menggandakan bahan pustaka yang diperlukan

6.      Layanan ruang baca anak, tidak adanya layanan ruang baca anak di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen yang disediakan untuk anak-anak yang ingin membaca dan mengunjungi perpustakaan.

7.      Layanan mendongeng, tidak adanya layanan mendongeng di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen yang disediakaan untuk dapat menarik minat anak-anak agar mengunjungi perpustakaan.

8.      Layanan Penerjemah, tidak adanya layanan penejemah yang di berikan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

9.      Layanan pengadaan, kurangnya adanya penambahan dan pembaruan bahan pustaka yang ada, dan juga tidak adanya pemeliharaan terhadap bahan pustaka yang ada.

10.  Layanan yang menarik minat pengunjung, tidak adanya layanan dan kegiatan yamg menarik pengunjug yang datang sehingga Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi terlihat sepi.

TUGAS II

PERENCANAAN PERPUSTAKAAN

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen

            Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen yang berada di Kepanjen, Malang selatan terletak d jalan Jendral Sudirman. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ini memiliki visi dan misi serta tujuan dan analisis yang sudah di buatnya, diantaranya sebagai berikut :

VISI MISI

I.                   VISI

Terwujudnya Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Sebagai Sarana Informasi Dalam Meningkatkan Ilmu Pengetahuan Bagi Masyarakat Kabupaten Malang.

II.                MISI

a. Mewujudkan peningkatan pengelolaan perpustakaan, arsip dan dokumentasi.

b. Mewujudkan peningkatan pelayanan kepada masyarakat.

           c. Mewujudkan peningkatan kualitas sumber daya manusia;

         d. Mewujudkan peningkatan ketersediaan sarana dan prasarana.

III.          TUJUAN

·         Untuk memberi orientasi pada pelayanan prima ( service of excellence )

IV.          ANALISIS KEDEPAN

1. Faktor Internal

Kekuatan  ( Strength )

Faktor - Faktor yang mendukung dalam melaksanakan kegiatan baik dalam kelembagaan maupun program dalam pelayanan publik bagi Badan Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi  adalah :

1. Adanya Undang - Undang 43  Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan -Ketentuan Pokok Kearsipan, Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 1 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Bupati Malang Nomor 33 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
2. Tersedianya buku Perpustakaan
3. Tersedianya Anggaran
4. Lokasi Kantor sangat strategis dan mudah terjangkau.

Kelemahan  ( Weakness )

1. Kurangnya jumlah dan kualitas pegawai yang mempunyai kompetensi di bidang perpustakaan dan kearsipan
2. Belum memadainya sarana dan prasarana
3. Belum tersedianya Depo Penyimpanan Arsip
4. Terbatasnya kesempatan mengikuti Diklat Tehnis.

2. Faktor Eksternal :

 Peluang ( Opportunity )

1. Meningkatnya kepercayaan dan dukungan Pemerintah Pusat, Pemerintah Propinsi  dan Kepala Daerah
2. Jumlah penduduk Kabupaten Malang cukup besar, sebagian besar berpendidikan
3. Banyaknya lembaga pendidikan formal dan non formal .
4. Banyaknya Arsip/Dokumentasi di Satuan Kerja Perangkat daerah (SKPD) .
5. Lokasi Kantor berada di Ibu Kota Kabupaten.
6. Era Informasi Teknologi yang sangat mendukung untuk program pelayanan.

 Tantangan ( Threat )

1. Belum memasyarakatnya budaya  membaca ;
2. Kurangnya kesadaran/tertib Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terhadap pentingnya pengelolaan Arsip/Dokumentasi;
3. Kurangnya tenaga trampil dalam menghadapi era informasi teknologi, dimana tenaga yang berkemampuan IT sangat diperlukan untuk meningkatkan pelayanan.

Setelah mengetahui Visi, Misi, Tujuan dan Analisis Kedepan yang di miliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen tidak perlu adanya banyak perubahan dalam penentuan Visi, Misi, Tujuan dan Anaisis Kedepan.

Yang pertama dari visi, visi yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sudah sangat bagus sehingga tidak perlu lagi di rubah. Visi perpustakaan sudah memenuhi keinginan dimana Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen ingin menjadi sumber informasi untuk meningkatkan ilmu pengetahuaan masyarakat Malang.

 yang ke dua misi, misi yang di miliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen juga sudah cukup bagus, jadi tidak perlu adanya banyak perubahan, akan tetapi lebih baik jika di tambahkan beberapa seperti :

·         Menyediakan hasil sumber informasi yang menunjang peningkatan kualitas pendidikan yang berbasis teknologi.

Yang ketiga tujuan, tujuan yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen juga sudah cukup bagus, akan tetapi belum mencakup kesemua tujuan yang ingin di capai maka perlu adanya perubahanseperti :

Untuk menjadikan perpustakaan yang terbaik dalam penyebar luasan sumber informasi berbasis tenologi dan banyak diminati serta berguna untuk penggunanya.

Yang ke empat Analisis Kedepan, pertama dari faktor internal kekuataan yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen juga sudah cukup bagus, akan tetapi perlu di tambahkan beberapa seperti :

·         Sudah mulai meningkatnya minat membaca dikalangan siswa dan masyarakat di sekitar perpustakaan.

·         Mempunyai gedung yang cukup luas.

Sedangkan dari faktor internal yang ke dua yaitu kelemahan terdapat beberapa kelemahan yang belum di sebutkan pada analisis ke depan di atas, diantaranya yaitu :

·         Tenaga pustakawan yang cuek dan tidak ramah.

·         Kurang adanya manajemen yang baik dalam pengelolaan perpustakaan.

·         Kurang beragamnya bahan koleksi yang ada.

·         Kurang menariknya stuktur penataan ruang di perpustakaan tersebut.

·         Tidak adanaya penggunaan yang berbasis teknologi dalam kegiatan di perpustakaan.

Faktor eksternal yang ada di analisis ke depan di atas yang meliputi peluang dan tantangan sudah cukup bagus dan tidak perlu adanya tambahan ataupun perbuhan yang harus dilakukan.

Setelah mengetahui visi, misi, tujuan, dan analisis kedepan dan melakukan beberapa perubahan terlihat kelemahan yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan, Asip dan Dokumentasi Kepanjen yang mnyebabkan perpustakaan ini sepi dari pengunjung, untuk itu akan di lakukan perencanaan perpustakaan untuk lebih meningkatkan minat pengunjung kedepannya.

PERENCANAAN PERPUSTAKAAN

Jenis Perpustakaan   : Perpustakaan Umum

Nama Perpustakaan : Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen

           

Mengganti nama dari Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen dengan Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen karena nama yang sebelumnya terlalu panjang dan kurang menarik jadi di rubah Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen, mengapa Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen di harapkan kedepannya dapat menarik minat pengunjung dan kata merakyat berarti perpustakaan ini dapat dikinjungi oleh siapapun dan dari kalangan mana pun mengingat salah satu fungsi perpustakaan yaitu menjadi tempat dimana sumber informasi di dapat dengan gratis dan tidak perlu mengeluarkan biaya sedikitpun, sehingga siapapun bisa mendapatkan informasi.

Perencanaan di bidang Pelayanan

Setelah melihat kelemahan yang terdapat di pelayanan perlu adanya perencanaan seperti:

·         Menambah petugas yang benar-benar ahli di bidang perpustakaan, yaitu seorang pustakawan yang lulusan dari prodi Ilmu Perpustakaan, mengapa hal ini perlu di lakukan karena dengan adanya orang yang benar-benar ahli untuk menangani perpustakaan maka perpustakaan itu akan berjalan dengan baik.

·         Mengadakan pelatihan terhadap petugas perpustakaan dalam hal pelayanan agar dapat melakukan pelayanan dengan baik, dan menerapkan 3 S, yaitu senyum, sapa, dan salam kepada pengunjung.

·         Menambahkan layanan ruang baca anak, kenapa layanan ini perlu, salah satunya untuk meningkatkan minat pengunjung di kalangan anak-anak, di mana terdapat di visi dan tujuan yang mengatakan bahwa ikut berperan dalam meningkatkan ilmu pengetahuan di kalangan masyarakat, salah satu caranya di mulai dengan anak berusia dini, karena anak berusia dini inilah awal kiata membentuk genareasi yang cerdas, jadi ruang baca anak dan tempat menyimpan bahan pustaka yang khusus unuk anak-anak disendirikan dan tidak digabung oleh bahan pustaka untuk remaja dan dewasa.

 Dalam layananan ruang baca anak terdapat fasiitas seperti :

·         Kegiatan  menonton film, kegiatan ini di lakukan setiap hari kamis, film yang di tayangkan film-film kartun dan cerita yang mempunyai pesan moral yang disampaikan. Setelah itu dilakukan kegiatan bercerita kembali tentang isi film tersebut dan juga ada pendamping petugas perpustakaan.

·         Kegiatan mendongeng, kegiatan mendongeng ini dilakukan setiap hari sabtu dan hari libur nasional, menceritakan tentang cerita-cerita daerah yang dimiliki daerah masing-masing.

·         Kegiatan pengenalan ragam budaya Indonesia, di lakukan setiap hari sabtu dan hari libur nasional, kegiatannya memperkenalan budaya dari daerah yang ada di Indonesia seperti, tarian, alat musik dan lagu daerah masing-masing, memperkenalkan lagu daerah dan tarian daerah sampai dengan mempraktekkan lagu-lagu daerah dengan bernyanyi bersama.

·      Layanan meja sirkulasi, memberikan layanan yang berbasis IT sehingga dapat cepat memberikan pelayanan kepada pengunjung.

·      Layanan pengadaan, menambahkan koeksi buku yang ada, sehingga dapat lebih beragam lagi.

·      Layanan jasa foto copy, memberikan fasilitas layanan foto kopi untuk pengguna.

·      Layanan untuk divabel, layanan yang di berikan kepada mereka yang divabel, seperti dalam kegiatan mendongeng menyediakan tenaga yang dapat menerjemahkan kepada yang divabel agar dapat mengerti, memberikan layanan khusus dan selalu siap membantu pengunjung divabel yang membutuhkan.

·      Layanan untuk remaja, kegiatan ini dilakukan untuk menarik minat pembaca untuk datang, sperti kegiatan diskusi tentang hal-hal yang sekarang terjadi, bedah buku, ataupun novel.

·      Layanan internet gratis, menyediakan wifi di perpustakaan sehingga pengunjung bisa lebih mudah dalam mencari dan mendapatkan informasi.

Perencanaan di Bidang Sarana dan Prasarana

Untuk meningkatkan minat pengunjung perpustakaan harus lah mempunyai sarana dan prasarana yang lengkap dan memadai, tidak hanya itu sarana dan prasaran juga harus terlihat menarik. Perencanaan untuk memperbaiki sarana dan prasaranan sebagai berikut:

·         Menambah ruangan multimedia, memberikan ruagan dimana ada beberapa perangkat computer yang dapat mengakses internet.

·         Menyediakan komputer yang menyediakan fasilitas OPAC didalamnya.

·         Memperluas tempat penyimpanan bahan koleksi dan ruang baca

·         Menyediakan alat foto copy.

·         Pembelian loker tempat pengguna menyimpan tas dengan loker yang mempunyai kunci sehingga lebih aman.

·         Menyediakan bard code untuk absen bagi engguna yang sudah menjadi anggota tetap.

·         Menyediakan komputer di layanan meja sirkulasi, untuk membantu tugas pustakawan dalam melayani peminjaman dan pengembalian bku agar lebih cepat.

·         Menganti rak buku yang sudah rusak. Dengan yang lebih bagus.

·         Menambah ruangan seminar dan home teater untuk kegiatan pertemuan, kegiatan seminar ataupun work shop, dan kegiatan menonton film bersama.

·         Pengaturan tata ruang di perpustakaan harus lebih baik lagi dan lebih menarik serta membuat pengguna merasa nyaman dan betah berada di perpustakaan, seperti contohnya sebagai berikut :

Mengganti ruang baca yang sebelumnya terlihat gelap dan suram dengan ruang baca seperti pada gambar, dengan kursi dan meja yang menarik dan warna yang cerah dapat membuat pengguna merasa nyaman dan betah apalagi jika terdapat AC di dalam ruangan tersebut, ruang baca ini juga bisa di gunakan untuk berdiskusi sehingga perpustakaan tidak dikenal sebagai tempat dimana orang-orang harus mengunci mulutnya dan diam.

Menyediakan juga ruang baca santai, dan tenang, jika ruang baca di gambar atas dapat digunakan untuk berdiskusi, ruang baca yang satu ini digunakan untuk pengguna yang ingin bersantai dan membaca bacaan yang ringan dan butuh ketenangan bahkan bagi pengguna yang membutuhkan konsentrasi yang tinggi.

menyediakan ruang multimedia dan OPAC seperti gambar disamping, yang terdapat juga fasilias jaringan internet gratis, sehingga pengguna bisa mendapatkan informasi dengan cepat dan mudah.

Penataan ruang bahan koleksi buku yang menarik seperti pada gambar di samping, sehingga membuat pengguna merasa nyaman da n ada sesuatu hal yang membuatnya menarik, dan penataan penyimpanan bahan pustaka seperti ini memudakan pengguna cepat dalam mencari bahan pustaka yang ada, karena bahan pustaka sudah diletakkan sendiri-sendiri jadi langsung bisa ke tempat yang dituju tanpa harus berputar-putar mencari bahan pustaka.

ruangan seminar yang dapat digunakan untuk pertemuan, workshop bahkan seminar yang dapat digunakan untuk menarik minat pengunjung.

ruangan home teater, ruangan ini dapat digunakan untuk kegiatan menonton film untuk anak-anak, dengan adanya home teater dan kegiatan menonton bersama anak-anak akan lebish tertarik dan senang pergi ke perpustakaan. Akan tetapi sebelum masuk dan menonton anak-anak harus meminjam buku dan bukti dari peminjaman buku tersebut digunakan sebagai tiket masuk untuk menonton.

                                                                                                                                                                                                                 

Tempat ruang baca anak di gunakan untuk menarik minat anak-anak agar mau datang ke perpustakaan, di ruangan ini bisa digunakan untuk kegiatan mendongeng juga dan di desain benar-benar untuk anak-anak agar anak-anak merasa nyaman dan betah berada di ruangan ini.

TUGAS III

STRUKTUR ORGANISASI

(PERPUSTAKAAN UMUM MERAKYAT KEPANJEN, MALANG)

 

 

                                    

 

1.      Kepala Badan

Kepala badan ataupun bisa disebut Kepala Perpustakaan, bertugas sebagai atasan yang mengurus, memberikan perintah serta mengatur seluruh staf yang lain, kepala perpustakaan juga memiliki wewenang untuk membuat dan mengambil keputusan dalam setiap kegiatan yang ada. Kepala perpustakaan membawahi beberapa staf, seperti :
2.  Sekretaris

Yang kedua setelah Kepala Badan Perpustakaan adalah sekertaris, bagian sekertaris di di dalam perpustakaan masuk ke bagian back office. Sekertaris bertugas untuk mengatur segala hal yang berhubungan dengan surat-surat, proposal, laporan pertanggung jawaban kegiatan, tugasnya memberikan nomor masuk dan keluar pada surat, menggerjakan proposal kegiatan jika ingin mengadakan kegiatan dan setelah itu membuat laporan pertanggung jawaban setelah kegiatan selesai, serta mengarsip semua dokumen yang ada dan menginventaris. Dibawah sekertaris terdiri beberapa staf yaitu:

     a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

             Sub bagian umum dan kepegawaian bertugas sebagai pengawas pegawai yang bertugas mengontrol dan mengawasi pegawai yang ada, serta merancang kegiatan pelatihan untuk menunjang keahlian pegawai perpustakaan. Bagian ini juga yang mengurusi masalah-masalah umum yang terjadi. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian juga mepunyai tugas merekrut peawai yang akan bekerja di perpustakaan.
     b. Sub Bagian Keuangan

             Sub Bagian Keuangan, bagian ini merupakan salah satu bagian terpenting di dalam semua organisasi yang ada, Sub Bagian Keuangan sama halnya dengan bendahara yaitu brtugas untuk mengatur segala kegiatan yang memerlukan dana, Sub Bagian Keuangan juga bertugas mencatat uang keluar yang digunakan untuk membeli kebutuhan ataupun buku dan mengatur serta mencatat juga uang yang masuk ke perpustakaan, seperti misalnya mendapatan  dana yang diberikan pemerintah. Bagian keuangan tidak hanya mengatur dan mencatat uang saja akan tetapi mempunyai tugas untuk mencari sumber dana lain dan menjalin kerja sama dengan pihak lain dalam hal ini seprti, penerbit, percetakan, penulis dan perpustakaan-perpustakaan lainnya,

            
     c. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan.

             Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, dan Pelaporan merupakan bagian back office yang terakhir. Sub bagian ini mempunyai tugas yang pertama perencanaan, dalam hal ini tugasnya adalah merencanakan bagaimana perpustakaan ke depannya akan berjalan dan bagaimana membuat rencana yang dapat membuat perpustakaan tetap berthan dan semakin maju, bagian ini juga harus mempunyai rencana jangka pendek dan jangka panjang. Tugas yang kedua adalah evaluasi setelah melakukan tugas pertamanya yaitu perencana dan rencana tersebut sudah dijalankan maka setelah itu di lakukan evaluasi atas rencana yang sudah terealisasikan, evaluasi tujuannya untuk mengetahui aakah rencana yang sudah dibuat memberikan dampak positif atau negative dan apakah rencanan tersebut berjalan lancer. Tugas yang ketiga yaitu pelaporan, setelah evaluasi dan mengetahui bagaimana hasil dari rencana yang sudah di buat maka dilakukan pelaporan kepada kepala badan perpustakaan sebagai bentuk pertanggung jawaban atas rencana dan kegiatan yang sudah dilakukannya.
3.  Bidang Pengembangan Perpustakaan

             Bidang pengembangan perpustakaan merupakan bagian front office di dalam suatu perpustakaan, yang tugasnya berada di depan dan bertemu langsung dengan pengguna karena itu sub bagian ini haruslah menempatkan orang-orang atau pegawai yang ramah, dan menerapkan 3 S, senyum, sapa, dan salam.
     a. Sub Bidang Pelayanan

             Sub bidang pelayanan merupakan bagian yang penting di bagian front office karena bagian bidang ini yang bertemu langsung dengan pengguna, bagian ini yang memberikan pelayanan, seperti yang menjaga meja sirkulasi, menjaga bagian loker, petugas yang berdiri di setiap sekat ruangan bahan pustaka berjaga-jaga jika ada yang bingung, petugas yang bekerja di layanan ruang baca anak termasuk petugas yang mendongeng untuk itulah pustakawan di harapkan juga bisa mendongeng untuk anak.
     b. Sub Bidang Pengembangan.

             Sub bidang ini bertugas melakukan pengembangan untuk perpustakaan, terutama dalam segi pelayanan, memberikan ide dan inovasi terhadap perpustakaan untuk menarik minat pengunjung.

4.  Bidang Pengolahan

             Bidang pengeolahan bertugas untuk mengelola semua bahan koleksi yang ada di perpustakaan.
     a. Sub Bidang Pengolahan & Pengelolaan.

             Sub bidang pengolahan dan pengelolaan, tugas bagian ini yang pertama adalah mengolah bahan pustaka yang ada sebelum di berikan kepada pengguna, di dlamnya termasuk mengklasifikasikan buku dan memberikan penomeran, tugas yang ke dua yaitu pengelolaan yaitu bagaimana menata bahan pustaka agar memudahkan pengguna dalam menemukan informasi dalam hal ini yaitu menata buku-buku dalam rak, dan biasanya terdapat pengguna yang meminjam buku dan menaruhnya sembarangan disinilah tugas pengelolaan.
5.  Bidang Arsip

             Di dalam perpustakaan umum tidak haya menyimpan buku-buku ilmu pengetahuan saja, akan tetapi juga menyimpan arsip-arsip pentin daerah dan perpustakaan umum lah yang mengelolalanya.
     a. Sub Bidang Pengumpulan & Pengelolaan Arsip

             Sub bidang pengumpulan dan pengelolaan arsip ini yang pertama mempunyai tugas mengumpulkan arsip-arsip daerah setelah itu tugas selanjutnya bertugas mengelola arsip tersebut, seperti menyimpannya, dan merawatnya.

     b. Sub Bidang Pelayanan Kearsipan.

             Sub bidang pelayanan Kearsipan, karena arsip daerah sangat penting untuk itu ada bagian pelayanan kearsipan yaitu bertugas melayani siapa saja yang embutuhkan arsip dan dalam hal ini tidak bisa sembarangan orang dapat mengambil arsip itu sendiri untuk itulah di perlukan adanya pelayanan kearsipan karena arsip biasanya penting dan bersifat rahasia.
6.  Bidang Dokumentasi

             Tidak hanya menyimpan buku ilmu pengetahuan, dan arsip saja akan tetapi bahan koleksi lain yang di simpan yaitu dokumen.
     a. Sub Bidang Pendokumentasian

             Sub bagian ini bertugas melakukan pendokumentasian segala bentuk kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan, tidak hanya itu pendokumentasian juga bertugas mencari sumber informasi yang berbentuk pendokumentasian, seperti film documenter, pidato presiden dan lain-lain.
     b. Sub Bidang Pemeliharaan & Pengendalian Dokumentasi

             Sub bidang pemeliharaan dan pengendalian dokumenasi bertugas sebagai pemelihara dan mengendalikan dokumen ataupun hasil pendiokumentasian yang ada di perpustakaan, kenapa perlu adanya pemeliharaan karena dokumen itu juga mudah rusak maka pelu adanya perawatan yang dilakukan dan juga mengendalikan dokumentasi yaitu dengan melayani pengguna yang membutuhkan dokumen.

TUGAS 4

RANCANGAN STRATEGIS

 PERPUSTAKAAN UMUM MERAKYAT KEPANJEN

A.    Dasar Rencana Strategis Perpustakaan

Di era Global seperti sekarang ini dimana perkembangan informasi semakin cepat berkembangang, perpustakaan yang merupakan salah satu tempat sumber informasi juga harus bisa mengikuti perkembangan zaman, apalagi dengan kemajuan teknologi yang sekarang sudah semakin maju, pengguna juga sudah mulai beralih menggunakan  internet untuk mendapatkan informasi, jika kita tidak bisa memanfaatkan internet maka pengguna akan beralih mengunakan internet untuk mencari informasi, untuk itulah Perpustakaan umum berusaha untuk menjadi salah satu perpustakaan yang dijadikan pengguna sebagai tempat untuk mencari informasi. Salah satu alternatifnya adalah dengan memanfaatkan teknologi yang ada.

Perpustakaan umum merupakan tempat dimana tidak hanya layanan perpustakaan saja yang diberikan akan tetapi juga layanan di bidang kearispan untuk itulah perpustakaan umum dimana semua layanan tersebut dapat membantu masyarakat dalam mencari dan menemukan informasi. Untuk itulah perpustakaan umum harus melakukan suatu perubahan untuk dapat memberikan informasi yang cepat dan dapat memberikan layanan yang maksimal dan memuaskan untuk pengguna dan masyarakat luas.

Salah satu tujuan dalam renstra Perpustakaan Umum Merkayat Kepanjen Malang adalah peningkatan pelayanan kepada masyarakat secara optimal sesuai dengan tuntutan dari Visi, Misi, Tugas dan Fungsi. Hal ini karena Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen Malang mempunyai tugas  pelayanan yang diberikan kepada masyarakat khususnya dalam hal pelayanan perpustakaan dan kearsipan.

Tujuan

·         Untuk merencanakan perubahan dalam lingkungan yang semakin kompleks

·         Untuk mengelola keberhasilan dan memberi orientasi pada pelayanan prima ( service of excellence )

·         Meningkatkan komunikasi dan produktifitas

·         Menjamin efektifitas penggunaan sumber - sumber organisasi .

Manfaat

·         Berguna bagi perubahan dalam lingkungan yang semakin kompleks.

·         Berguna bagi keberhasilan dan memberi orientasi pada peayanan prima ( service of excellence )

·         Berguna untuk meningkatkan komunikasi dan produktifitas.

·         Berguna untuk efektifitas pengguna sumber-sumber organisasi.

Visi

Visi Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen sama dengan visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepanjen, kenapa tidak ada perubahan karena visi ini sudah mencakup dari keinginan yang ingin di wujudkan oleh Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen. Terwujudnya Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Sebagai Sarana Informasi Dalam Meningkatkan Ilmu Pengetahuan Bagi Masyarakat Kabupaten Malang. Visi ini bisa dijelaskan sebagai berikut :

·         Perpustakaan umum tidak hanya menjadi pusat sumber informasi ilmu pengetahuan saja akan tetapi juga dapat enyimpan arsip dan dokumentasi juga.

·         Perpustakaan yang merupakan sumber informasi juga mempunyai peranan dalam meningkatkan ilmu pengetahuan bagi masyarakat.

·         Perputakaan yang juga sebagai penunjang pendidikan juga harus bisa menjadi sarana sumber informasi bagi masyarakat.

Misi

Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen juga memiliki beberapa misi yang merupakan gabungan dari misi Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi dan Perpustakaan Umum Kepanjen. Beberapa misi tersebut sebagai berikut :

a. Mewujudkan peningkatan pengelolaan perpustakaan, arsip dan dokumentasi.

b. Mewujudkan peningkatan pelayanan kepada masyarakat.

           c. Mewujudkan peningkatan kualitas sumber daya manusia;

         d. Mewujudkan peningkatan ketersediaan sarana dan prasarana.

        e. Menyediakan hasil sumber informasi yang menunjang peningkatan kualitas  

            pendidikan yang berbasis teknologi.

                 Tugas dan Fungsi

Tugas

1. Melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah dalam penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ;
2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan bidang tugas dan kewenangannya.

Fungsi

1. Pengumpulan, pengelolaan dan pengendalian data berbentuk data base serta analisa data untuk menyusun program kegiatan ;
2. Perencana strategis pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ;
3. Perumusan kebijakan teknis bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ;
4. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ;
5. Pelaksanaan, pengawasan, pengendalian serta evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ;
6. Pelaksanaan standar pelayanan minimal yang wajib dilaksanakan dalam bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ;
7. Penyelenggaraan urusan kesekretariatan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ;
8. Pembinaan UPT ;
9. Pengkoordinasian integrasi, sinkronisasi pelaksanaan kegiatan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi di lingkungan Pemerintah Daerah ;
10. Pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ;
11. Penggunaan dan pelaksanaan kerja sama dengan masyarakat, Lembaga Pemerintah dan lembaga lainnya ;
12. Penyelamatan, pelestarian dan pengamanan arsip dan koleksi nasional ;
13. Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan Perangkar Daerah, Kecamatan dan Desa/Kelurahan ;
14. Penyusunan perumusan kebijakan penilaian dan penetapan angka kredit Pejabat Fungsional Pustakawan dan Arsiparis.

            Tujuan dan Sasaran

Adapun tujuannya adalah sebagai berikut:

Untuk menjadikan perpustakaan yang terbaik dalam penyebar luasan sumber informasi berbasis tenologi dan banyak diminati serta berguna untuk penggunanya.

            Sedangkan sasarannya adalah sebagai berikut:

Sasaranya adalah pengguna yang merupakan masyarakat yang membutuhkan informasi yang akan diberikan oleh perpustakaan dengan memanfaatkan teknologi yang ada.

Analisis Situasi

Tahapan yang perlu dilakukan untuk mengetahui dan  melihat kompleksitas permasalahan yang dihadapi lingkungan yang bersifat strategis serta seberapa besar pengaruhnya terhadap kebutuhan pelayanan di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi  adalah melalui pendekatan Analisis SWOT (Kekuatan / Strengths, Kelemahan / Weaknesses, Peluang/ Opportunities, Ancaman/Treaths). Lingkungan dimaksud secara terstruktur adalah pengaruh lingkungan internal organisasi yang terdiri atas dua faktor strategi yaitu kekuatan (strength) dan kelemahan (weaknneses) serta berupa pengaruh lingkungan eksternal organisasi yang terdiri atas dua faktor strategi yaitu peluang (opportunities) dan ancaman  (threaths), berikut penjelasannya :

1. Faktor Internal

Kekuatan  ( Strength )

Faktor - Faktor yang mendukung dalam melaksanakan kegiatan baik dalam kelembagaan maupun program dalam pelayanan publik bagi Badan Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi  adalah :

5. Adanya Undang - Undang 43  Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan -Ketentuan Pokok Kearsipan, Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 1 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Bupati Malang Nomor 33 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
6. Tersedianya buku Perpustakaan
7. Tersedianya Anggaran
8. Lokasi Kantor sangat strategis dan mudah terjangkau.

i.        Sudah mulai meningkatnya minat membaca dikalangan siswa dan masyarakat di sekitar perpustakaan.

j.        Mempunyai gedung yang cukup luas.

Kelemahan  ( Weakness )

5. Kurangnya jumlah dan kualitas pegawai yang mempunyai kompetensi di bidang perpustakaan dan kearsipan
6. Belum memadainya sarana dan prasarana
7. Belum tersedianya Depo Penyimpanan Arsip
8. Terbatasnya kesempatan mengikuti Diklat Tehnis.

i.        Tenaga pustakawan yang cuek dan tidak ramah.

j.        Kurang adanya manajemen yang baik dalam pengelolaan perpustakaan.

k.      Kurang beragamnya bahan koleksi yang ada.

l.        Kurang menariknya stuktur penataan ruang di perpustakaan tersebut.

m.    Tidak adanaya penggunaan yang berbasis teknologi dalam kegiatan di perpustakaan.

2. Faktor Eksternal :

 Peluang ( Opportunity )

7. Meningkatnya kepercayaan dan dukungan Pemerintah Pusat, Pemerintah Propinsi  dan Kepala Daerah
8. Jumlah penduduk Kabupaten Malang cukup besar, sebagian besar berpendidikan
9. Banyaknya lembaga pendidikan formal dan non formal .
10. Banyaknya Arsip/Dokumentasi di Satuan Kerja Perangkat daerah (SKPD) .
11. Lokasi Kantor berada di Ibu Kota Kabupaten.
12. Era Informasi Teknologi yang sangat mendukung untuk program pelayanan.

 Tantangan ( Threat )

4. Belum memasyarakatnya budaya  membaca ;
5. Kurangnya kesadaran/tertib Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terhadap pentingnya pengelolaan Arsip/Dokumentasi;
6. Kurangnya tenaga trampil dalam menghadapi era informasi teknologi, dimana tenaga yang berkemampuan IT sangat diperlukan untuk meningkatkan pelayanan.

B.     Kebijakan Strategis, Program dan Kegiatan Perpustakaan

1.     Struktur Organisasi

Kebijakan tentang penetapan struktur organisasi dan mekanisme yang terdapat di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi kepanjen tidak perlu dirubah, karena sudah baik, akan tetapi di Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen bukan struktur organisasi dan mekanisme kerjanya yang dirubah, tetapi perekrutan tenaga kerjanya yang perlu dirubah dan untuk menciptakan perpustakaan yang diminati perlu diadakannya penggantian pegawai dan penambahan pegawai. Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen berusaha menjadi perpustakaan yang berbasis IT untuk itulah perlu adanya penambahan pegawai kerja yang ahli di bidang perpustakaan dan juga mengerti tentang IT, dan juga perlu adanya penambahan karyawan yang memiliki sikap ramah yang dapat menerapkan 3 S yaitu senyum, sapa dan salam, serta perlu adanya penambahan pegawai perpustakaan untuk mengurus ruang baca anak dan dapat mendongeng serta memiliki kepribadian dekat dengan anak-anak.

Struktur suatu organisasi akan berimplikasi pada tugas, tanggung jawab serta wewenang yang dimiliki oleh pejabat yang menempati jabatan struktural yang tertuang dalam deskripsi kerja. Untuk itulah uraian di atas yang perlu di perhatikan oleh pimpinan dalam perekrutan tenaga kerja yang akan di lakukan, perlu adanya analisis yang tepat pegawai apa sajakah yang diperlukan dan dibutuhkan dalam perpustakaan.

Kebijaksanaan Strategis

Berdasarkan analisis terhadap faktor lingkungan dalam dan luar perpustakaan, maka dapatlah dirumuskan beberapa kebijakan strategis sebagai berikut :

Kebijakan internal organisasi

1.      Penataan manajemen (restrukturisasi organisasi dan mekanisme kerja perpustakaan)

2.      Peningkatan kualitas SDM, penambahan pegawai di perpustakaan dengan pustakawan yang  memiliki keahlian di bidang mengelola perpustakaan, mengerti dengan IT serta pustakawan yang dapat mendongeng. Melihat SDM merupakan salah satu bagian yang terpenting untuk kelancaran suatu perpustakaan, dengan meiliki pustakawan yang ahli dan terampil maka perpustakaan itu akan lebih berkembang lagi.

3.      Penataan Struktur Ruangan di Perpustakaan, perpustakaan yang nyaman dan membuat pengguna merasa betah adlah perpustakaan yang memiliki penataan ruang yang menarik dan cahaya matahari yang masuk banyak, untuk itu penataan ruang perpustakaan juga harus di perhatikan, bagaimana membuat ruang baca dan bahan koleksi semenarik mungkin sehingga dapat menarik minat pengguna untuk datang dan membaca.

4.      Pembinaan dan pengembangaan koleksi perpustakaan, salah satu cara menarik pengunjung untuk datang ke perpustakaan adalah lengkap dan beragamnya bahan koleksi di perpustakaan, karena semakin lengap dan beragamnya sumber informasi yang ada di perpustakaan akan membuat pengguna datang ke perpustakaan.

Kebijakan Eksternal

1.      Promosi Perpustakaan

Promosi perpustakaan dapat dilakukan dengan :

a.       Membangun Citra Perpustakaan

Membangun citra perpustakaan bisa dilakukan dengan beberapa cara salah satunya dengan memberikan nama yang unik dan menarik seperti pemberian nama Perpustakaan Umum Merakyat Kepanjen, dengan pemberian nama seperti ini masyarakat akan tertarik dan penasaran sehingga datang berkunjung ke perpustakaan. Dan juga mulai mengenalkan perpustakaan melalui blog, web dan jejaring social seperti facebook, twitter dan  yang lainnya melihat masyarakat sekarang lebih cenderung menggunakan media jejaring social.

b.      Pengembangan perpustakaan dengan berbasis IT, perpustakaan sebagai sumber informasi agar tidak ketinggalan zaman perlu adanya perubahan juga yaitu dengan perpustakaan yang berbasis IT dan menerapkan IT pada aktivitas yang dii lakukan oleh perpustakaan.

c.       Menjalin hubungan dengan pihak lain, untuk terus berlangsungnya perpustakaan perlu melakukan adanya kerja sama dengan pihak lain, seperti contohnya YPPI (yayasan pengembangan perpustakaan Indonesia), perpustakaan kota Malang, serta penerbit yang ada di Indonesia, karena dengan adanya kerja sama ini akan membawa dampak yang menguntungkan bagi perpustakaan.

Ruang Perpustakaan

Untuk menarik minat pengguna penataan ruang harus lah di buat semenarik mungkin, beberapa rencana yang perlu dilakukan sebagai berikut ;

·         Ruangan, ruangan dalam perpustakaan di bagi menjadi dua lantai, lantai dasar untuk layanan meja sirkuasi, tempat absensi, ruang seminar serta ruang home teater dan loker, serta ruang baca anak. Lantai ke-dua digunakan untuk bahan koleksi dan ruang baca.

·         Pencahayaan, pencahayaan yang cukup akan lebih membuat pengguna merasa nyaman dengan membangun beberpa jendela yang meiliki ukuran sedikit besar.

·         Ruang baca, ruang baca di bagi menjadi 3 ruang baca, ruang baca yang pertama di biarkan seperti tempat terbuka dengan kursi dan meja yang dapat di jadikan tempat diskusi, yang ke-dua ruang baca yang sedikit tertutup dan lebih santai untuk pengguna yang membutuhkan ketenangan dan konsentrasi yang tinggi, ke-tiga ruang baca anak yang di desain khusus untuk anak-anak dengan hiasan dan ornamen-ornamen untuk anak-anak serta dengan berbagai macam warna serta mainan untuk anak.

·         Suhu yang cukup bisa diguakan, seperti jika udara sedang panas bisa menggunakan AC, akan tetapi jika udara dingin AC bisa dimatikan.

·         Desain perpustakaan untuk divabel, seperti menyediakan tangga yang datar.

·         Pembagian ruangan, terdapat ruangan seminar yang dapat digunakan untuk pertemuan, seminar ataupun workshop, dan ruangan home teater yang dapat digunakan untuk menonton bersama.

Perabot dan Peralatan

Perabot dan peralatan yang ada menggunakan perabotan yang menarik, seprti kursi dan meja di ruang baca, si buat semenarik dan senyaman mungin dengan warna-warna yang juga menarik. Untuk ruang baca anak menggunakan perabot dan peralatan yang dapat menarik minat anak-anak, serta menambahkan peralatan yang berbasis IT.

Program Kerja Perpustakaan

Program kerja perpustakaan untuk kedepannya adalah:

·         Menambahkan layanan ruang baca anak

·         Menambahkan layanan mendongeng

·         Menambhakan kegitan yang dapat menarik pengunjung seperti, pengadaan seminar, workshop, diskusi, bedah buku, dll.

·         Menambahkan layanan mendongeng untuk anak.

·         Menambahkan layanan perpustakaan yang berbasis IT.

Penutup

Perpustakaan umum merupakan salah satu sumber informasi bagi masyarakat umum yang dapat di manfaatkan secara gratis, sebagai sumber refereni, sumber ilmu pengetahuan, pendidikan, sebagai tempat rekreasi, serta sebagai tempat pembelajaran kebudayaan seperti yang tertuang dalam, visi, misi, dan tujuan perpustakaan, untuk itu rancangan strategis ini hanyalah usulan saja, akan terlaksanan jika adanya kerja sama yang baik antar pegawai perpustakaan,struktur organisasi dan niat yang kuat dari pustakawan untuk membangun dan menciptakan perpustakaan seperti uraian di atas.

Beberapa butir pentig yang dapat dijadikan sebagai literatur :

·         Perbaikan struktur organisasi serta penambahan SDM yang benar-benar ahli dalam bidang perpustakaan.

·         Menambahkan layanan yang dapat menarik minat pengunjung untuk datang.

·         Menata kembali struktur penataan ruangan yang ada di perpustakaan agar terlihat menarik bagi pengguna.

·         Menjadikan perpustakaan yang berbasis IT.

·         Menambahkan layanan untuk divabel.

Rancangan strategis di atas merupakan rancangan yang tidak permanen, artinya

rancangan tersebut dapat berubah sewaktu-waktu menikuti perkembangan yang juga sering berubah-ubah, maka rancangan strayegis di atas dapat dikondisikan menurut waktu yang ada.

Kami berharap usulan rencana strategis dan program kerja ini mempunyai nilai manfaat bagi perpustakaan dalam menjalankan tugas dan fungsinya sebagai perpustakaan umum.

TUGAS 1. OBSERVASI PERPUSTAKAAN UMUM

TUGAS 2. PERENCANAAN PERPUSTAKAAN

TUGAS 3. PENGORGANISASIAN PERPUSTAKAAN

TUGAS 4. RENCANA STRATEGI PERPUSTAKAAN

Paper ini disusun untuk memenuhi tugas matakuliah Manajemen dan Organisasi Lembaga Informasi yang dibina  Anita Tri Widiyawati,S.S.,MA

Oleh

Rani Auliawati Rachman

125030700111002

Program Studi Ilmu Perpustakaan

Fakultas Ilmu Administrasi

Universitas Brawijaya

Juni 2013